Semantic Coherence: absence.io (Shore GmbH) – Signal Evidence & AI Readability

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[H1] Die smarte HR-Plattform für moderne Teams
Abwesenheitsmanagement, Zeiterfassung, Personalakte und Reisekostenabrechnung. Einfach einrichten, sofort loslegen.
[IMG: Abwesenheitsverwaltung auf Desktop und Smartphone mit Urlaubskalender, Zeiterfassung und Resturlaub in der absence.io App]
14 TAGE KOSTENLOS TESTENJETZT BERATEN LASSEN Trustpilot
[H2] fast 3.000 Unternehmen arbeiten täglich mit absence.io
[H2] Was kann absence.io?
Abwesenheitsverwaltung
[H3] Verwaltet eure Abwesenheiten simpel und zuverlässig
Urlaube, Dienstreisen, Krankheitstage und andere Abwesenheiten beantragen, genehmigen und über den Teamkalender im Blick behalten. Mit smarten Integrationen, direkt im Browser, ohne Installation.Urlaubsantrag und Genehmigung mit wenigen KlicksTeamkalender mit Echtzeit-ÜbersichtResturlaub immer aktuell im BlickKein Zettelchaos mehr MEHR ERFAHREN →
[IMG: Teamkalender zur Urlaubsplanung auf Desktop und Smartphone mit Abwesenheitstypen in der absence.io App]
Zeiterfassung
[H3] Arbeitszeiten erfassen, smart und rechtssicher
Arbeitszeiten erfassen, Überstunden im Blick behalten und Berichte exportieren. Digitale Stoppuhr, Stempeluhr-Terminal oder manuelle Einträge.Zeiterfassung per Web & App auf allen EndgerätenAutomatische Berechnung von ÜberstundenFlexible ArbeitszeitmodelleLabels für einfache Projektzeiterfassung MEHR ERFAHREN →
[IMG: Zeiterfassung auf Desktop und Smartphone mit Stoppuhr in der Mobile App und QR-Code-Terminal zum Einstempeln in absence.io]
Digitale Personalakte
[H3] Alle Mitarbeiterdaten und Dokumente an einem Ort.
Alle Mitarbeiterdaten, Dokumente und Verträge zentral und DSGVO-konform verwalten, jederzeit griffbereit.Stammdaten, Verträge und Dokumente zentralRollenbasierte ZugriffsrechteDSGVO-konform, Server in DeutschlandBereit für die Dokumentationspflicht ab 2027 MEHR ERFAHREN →
[IMG: Digitale Personalakte auf dem Laptop in der absence.io HR-Software]
Spesen- & Reisekostenabrechnung
[H3] Spesen und Reisekosten ohne Excel-Drama.
Belege fotografieren, hochladen, fertig. Daten werden automatisch ausgelesen und zur Genehmigung weitergeleitet.Belege per Smartphone scannenAutomatische DatenerkennungGenehmigung mit einem KlickDirekte Anbindung an DATEV & Co. MEHR ERFAHREN →
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[H3] Made in Munich & Berlin
Wir entwickeln in unseren eigenen Büros in München und Berlin alles selbst. Keine ausgelagerte Entwicklung, kein Blackbox-Produkt.?
[H3] Über 10 Jahre HR-Expertise
Seit über einem Jahrzehnt entwickeln wir HR-Software für wachsende Unternehmen. Wir kennen die Bedürfnisse, Herausforderungen und bauen genau die Lösungen, die ihr braucht.?
[H3] Persönlicher Support
Bei uns landet ihr nicht in einer anonymen Warteschlange. Unser Team ist per E-Mail, Chat und Telefon erreichbar. Schnell, hilfreich und unkompliziert.?
[H3] Nahtlose Integrationen
absence.io verbindet sich mit den Tools, die ihr bereits nutzt, für einen reibungslosen Workflow ohne Doppelpflege. Microsoft 365 Google Workspace Slack Offene API und mehr?
[H3] DSGVO-konform & sicher
Eure Daten liegen auf ISO-zertifizierten Servern in Deutschland, sind SSL-verschlüsselt und werden täglich gesichert. DSGVO-konform ISO-zertifiziert SSL-Verschlüsselung Server in Deutschland0Unternehmen0Nutzer0Zufriedenheit0Ø Lösungszeit “ Genau das was wir gesucht haben. Support, Preis und Leistung sind sehr gut und ausgewogen. Weiter so.D Daniel Vanheiden via Trustpilot“ Große Bereicherung für unser Unternehmen und toller Kundenservice!N Nicole HR Officer bei Urban Software Institute GmbH · via OMR Reviews“ Wir nutzen absence für unsere Agentur schon seit Jahren erfolgreich und sind begeistert!F Florian CEO bei Hertz6 GmbH · via OMR Reviews Trustpilot
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Kostenlos & unverbindlich
[H3] Lass dich persönlich beraten
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[H3] Alle Mitarbeiterdaten sind bei uns sicher aufbewahrt
[H3] SSL-Verschlüsselung
Durch eine SSL-Verschlüsselung und höchste Sicherheitsstandards sind all deine Daten vor unberechtigtem Zugriff zuverlässig geschützt.
[H3] ISO-zertifizierte Server
All unsere Sever und Datenbanken sind ISO-zertifiziert und befinden sich ausschließlich in Deutschland.
[H3] Tägliche Datensicherung
Alle Daten auf absence.io werden täglich gesichert und für maximale Sicherheit auf mehreren Servern gespeichert.

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[H1] Abwesenheits- & Urlaubsverwaltung für Unternehmen
Digitales Abwesenheitsmanagement in der Cloud. Intuitiv, zuverlässig und schnell integriert. Geeignet für jede Unternehmensgröße.KOSTENLOS TESTENBERATEN LASSEN Trustpilot
[IMG: Teamkalender mit Abwesenheitsverwaltung auf Desktop und Mobile App sowie Abwesenheitstypen zur Auswahl in absence.io]
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[H2] fast 3.000 Unternehmen arbeiten täglich mit absence.io
[H3] Einfaches Beantragen & Genehmigen
Beantragt und genehmigt Abwesenheiten mit wenigen Klicks, ohne E-Mail-Pingpong oder Excel-Chaos.
[H3] Einfach, intuitiv & übersichtlich
Selbsterklärende Handhabung und optimale Übersicht aller relevanten Abwesenheiten.
[H3] Schnelle & flexible Implementierung
In wenigen Minuten startklar & optimal an eure Arbeitsweise und Strukturen anpassbar.
[H3] Praktische & smarte Integrationen
Nahtlose Verknüpfung mit Microsoft, Google, Slack & Co. für reibungslose Abläufe in eurem Alltag.EINFACHES BEANTRAGEN & GENEHMIGEN
[H2] Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung mit wenigen Klicks
Beantragt Urlaub, Dienstreisen, Krankheit oder andere Abwesenheiten direkt im Tool und gebt sie mit wenigen Klicks frei. Alle Anfragen laufen zentral zusammen, sind transparent nachvollziehbar und jederzeit einsehbar. So spart ihr euch zeitraubende E-Mail-Abstimmungen, vermeidet Missverständnisse und behaltet jederzeit den Überblick über alle offenen und genehmigten Abwesenheiten. Zugriffsrechte legt ihr dabei selbst fest. Die Software funktioniert als Web- und Mobile-App auf allen Endgeräten, egal ob Laptop, Smartphone oder Tablet.
[H2] Einfache & flexible Zeiterfassung
[IMG: Teamkalender in der Monatsansicht mit Mitarbeiterliste, Resturlaubstagen und farblich markierten Abwesenheiten in absence.io]
EINFACHES BEANTRAGEN & GENEHMIGEN
[H2] Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung mit wenigen Klicks
Beantragt Urlaub, Dienstreisen, Krankheit oder andere Abwesenheiten direkt im Tool und gebt sie mit wenigen Klicks frei. Alle Anfragen laufen zentral zusammen, sind transparent nachvollziehbar und jederzeit einsehbar. So spart ihr euch zeitraubende E-Mail-Abstimmungen, vermeidet Missverständnisse und behaltet jederzeit den Überblick über alle offenen und genehmigten Abwesenheiten. Zugriffsrechte legt ihr dabei selbst fest. Die Software funktioniert als Web- und Mobile-App auf allen Endgeräten, egal ob Laptop, Smartphone oder Tablet.
[H2] Einfache & flexible Zeiterfassung
[IMG: Teamkalender in der Monatsansicht mit Mitarbeiterliste, Resturlaubstagen und farblich markierten Abwesenheiten in absence.io]
[H3] Digitale Abwesenheitsverwaltung auf dem Desktop
Unsere Software läuft direkt im Browser und auf jedem Betriebssystem. Es ist keine Installation notwendig und ihr könnt direkt starten eure Abwesenheiten auf Laptop oder Desktop zu verwalten.
[IMG: Urlaubsantrag im Teamkalender mit Datumsauswahl und Genehmigung in absence.io]
[H3] So funktioniert es auf dem Smartphone
Mit der Mobile-App für iOS und Android habt ihr auch unterwegs alles im Griff. Über das Smartphone könnt ihr Urlaub, Dienstreise & Co. immer und überall beantragen und genehmigen.
[IMG: Individuelle Abwesenheitstypen und einfache Urlaubsantragstellung in der absence.io Mobile App]
[H3] Optimiert für Tablets
Perfekt für Meetings oder unterwegs, alle Funktionen auf einen Blick.
[IMG: Teamkalender auf dem Tablet mit Urlaub, Dienstreisen, Elternzeit und weiteren Abwesenheiten in absence.io]
[H2] Einfache & flexible Zeiterfassung
[IMG: Teamkalender in absence.io mit Mitarbeiterübersicht und aktuellen Abwesenheiten wie Urlaub, Homeoffice, Krankheit und Dienstreise]
EINFACH, INTUITIV & ÜBERSICHTLICH
[H2] Behaltet alle Abwesenheiten jederzeit im Blick
Die Oberfläche ist so aufgebaut, dass ihr euch sofort zurechtfindet und alle Abwesenheiten übersichtlich im Blick habt. Klare Strukturen helfen euch, Fehler zu vermeiden und sorgen dafür, dass alle Informationen eindeutig erfasst sind. So spart ihr Zeit in der täglichen Abstimmung, reduziert Rückfragen und vermeidet Missverständnisse im Team.SCHNELLE & FLEXIBLE IMPLEMENTIERUNG
[H2] In wenigen Minuten startklar, passend zu euren Prozessen
absence.io ist in wenigen Minuten eingerichtet und sofort einsatzbereit. Ihr erstellt eigene Abwesenheitstypen und passt die Software flexibel an eure Arbeitsweise und internen Strukturen an. Gleichzeitig integriert sie sich nahtlos in eure bestehenden Systeme und Prozesse ohne aufwendige Einführung oder lange Implementierungsphasen.
[H2] Einfache & flexible Zeiterfassung
[IMG: Admin-Dashboard in absence.io mit Abwesenheitsanfragen, aktuellen Abwesenheiten und verfügbaren Urlaubstagen der Mitarbeitenden]
[H2] Einfache & flexible Zeiterfassung
[IMG: absence.io Integrationen mit Slack, Okta, Google, Microsoft Office 365 und API]
PRAKTISCHE & SMARTE INTEGRATION
[H2] Verbindet absence.io mit euren bestehenden Tools
absence.io integriert sich nahtlos in eure bestehende Systemlandschaft. Verknüpft die Software mit Office 365, Google, Slack oder Okta und sorgt für reibungslose Abläufe im Arbeitsalltag. Über die API könnt ihr absence.io zusätzlich flexibel in eure eigenen Systeme und Prozesse einbinden, genau so, wie es zu eurem Unternehmen passt.“ absence macht mir das Arbeiten als Teamleiter aus Sicht der Urlaubsplanung und Anwesenheitsübersicht einfach. Auch die Antragstellung meiner Belange sind denkbar einfach.C Christian Friedrich via Trustpilot“ Wir sind als Firma sehr zufrieden mit der Urlaubsapp, eine noch leichtere Erfassung von Daten und Verwaltung ist nicht möglich.S Sven Krauel via Trustpilot“ Unkomplizierte, digitale Urlaubsplanung!J Jan Inhaber von Physiotherapie Postma & Clemens GbR · via OMR Reviews Trustpilot
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Kostenlos & unverbindlich
[H3] Lass dich persönlich beraten
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[IMG: Abwesenheitsverwaltung auf Desktop und Smartphone in der absence.io App 14 Tage kostenlos testen]
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[H3] Entdecke unsere Software
Kostenlos starten Kann ich meinen absence.io Kalender mit meinem Outlook, Google oder Apple Kalender verbinden? Ja, der absence.io-Kalender kann mit externen Kalendern wie Outlook, Google oder Apple Kalender synchronisiert werden. Dies ermöglicht es, Urlaubs- und Abwesenheitseinträge automatisch in den bevorzugten Kalender zu übertragen. Sind gesetzliche Feiertage in absence.io automatisch eingetragen? Ja, gesetzliche Feiertage sind in absence.io automatisch eingetragen. Die Software berücksichtigt regionale und länderspezifische Feiertage, sodass diese automatisch im System erscheinen und bei der Urlaubsplanung berücksichtigt werden. Lässt sich unsere Unternehmensstruktur in absence.io abbilden? Ja. Ihr könnt Abteilungen, Teams und Rollen erstellen, um die Organisation eures Unternehmens in absence.io genau darzustellen. Dies erleichtert die Verwaltung von Abwesenheiten und die Zuordnung von Verantwortlichkeiten. Gibt es eine allgemeine Übersicht über genommene Urlaubstage und verbleibende Resturlaubstage? Ja, in absence.io habt ihr eine umfassende Übersicht über eure genommenen und verbleibenden Urlaubstage. Sowohl im Kalender als auch im Profil können die Mitarbeitenden jederzeit den Stand einsehen. Für die Administrator:innen steht zusätzlich auch noch eine umfassende Reportingfunktion zur Verfügung. Bekommt man eine rechtzeitige Erinnerung bei Resturlaubsverfall? Ja. Ihr könnt eine automatische Erinnerungen für den Account aktivieren. Die Mitarbeitenden werden dann 3 Monate vor Verfall per E-Mail daran erinnert, sodass ihr euch um nichts mehr kümmern müsst. Außerdem könnt ihr die Übertragung von Resturlaubstagen ins neue Jahr begrenzen, um sicherzustellen, dass ungenutzte Urlaubstage nicht unbegrenzt angesammelt werden. Werden bei Urlaubsanfragen E-Mails versendet? Ja, in absence.io können bei Urlaubsanfragen E-Mail-Benachrichtigungen versendet werden. Standardmäßig werden Genehmiger:innen per E-Mail informiert, wenn eine Abwesenheitsanfrage zur Genehmigung vorliegt. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, spezifische E-Mail-Benachrichtigungen für verschiedene Abwesenheitstypen einzurichten. Dies kann entweder auf Abteilungs- oder auf Abwesenheitstyp-Ebene erfolgen. So könnt ihr sicherstellen, dass die relevanten Personen stets über neue Anfragen informiert sind. Außerdem bekommen Mitarbeitende eine Bestätigung per E-Mail, wenn ihr Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde. Kann ich Homeoffice mit absence.io organisieren? Ja, mit absence.io könnt ihr Homeoffice-Tage effizient organisieren und die Anzahl der zulässigen Homeoffice-Tage pro Woche oder Monat begrenzen. Dazu erstellt ihr einen spezifischen Abwesenheitstyp für Homeoffice und legt ein entsprechendes Kontingent fest, das die maximale Anzahl der Homeoffice-Tage pro definiertem Zeitraum regelt. Welche Vorteile bietet eine Software gegenüber Excel? Eine Software für Abwesenheitsverwaltung bietet deutlich mehr Übersicht, Automatisierung und Sicherheit als Excel. Während Excel schnell unübersichtlich wird und viele manuelle Schritte erfordert, laufen Anträge, Genehmigungen und Auswertungen in einer Software zentral und automatisiert ab. So vermeidet ihr Fehler, spart Zeit in der Abstimmung und habt jederzeit einen aktuellen Überblick über alle Abwesenheiten im Team.
[H3] Alle Mitarbeiterdaten sind bei uns sicher aufbewahrt
[H3] SSL-Verschlüsselung
Durch eine SSL-Verschlüsselung und höchste Sicherheitsstandards sind all deine Daten vor unberechtigtem Zugriff zuverlässig geschützt.
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All unsere Sever und Datenbanken sind ISO-zertifiziert und befinden sich ausschließlich in Deutschland.
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Alle Daten auf absence.io werden täglich gesichert und für maximale Sicherheit auf mehreren Servern gespeichert.

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[H2] Was kann absence.io?
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[H3] Verwaltet eure Abwesenheiten simpel und zuverlässig
Urlaube, Dienstreisen, Krankheitstage und andere Abwesenheiten beantragen, genehmigen und über den Teamkalender im Blick behalten. Mit smarten Integrationen, direkt im Browser, ohne Installation.Urlaubsantrag und Genehmigung mit wenigen KlicksTeamkalender mit Echtzeit-ÜbersichtResturlaub immer aktuell im BlickKein Zettelchaos mehr MEHR ERFAHREN →
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Zeiterfassung
[H3] Arbeitszeiten erfassen, smart und rechtssicher
Arbeitszeiten erfassen, Überstunden im Blick behalten und Berichte exportieren. Digitale Stoppuhr, Stempeluhr-Terminal oder manuelle Einträge.Zeiterfassung per Web & App auf allen EndgerätenAutomatische Berechnung von ÜberstundenFlexible ArbeitszeitmodelleLabels für einfache Projektzeiterfassung MEHR ERFAHREN →
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Digitale Personalakte
[H3] Alle Mitarbeiterdaten und Dokumente an einem Ort.
Alle Mitarbeiterdaten, Dokumente und Verträge zentral und DSGVO-konform verwalten, jederzeit griffbereit.Stammdaten, Verträge und Dokumente zentralRollenbasierte ZugriffsrechteDSGVO-konform, Server in DeutschlandBereit für die Dokumentationspflicht ab 2027 MEHR ERFAHREN →
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Spesen- & Reisekostenabrechnung
[H3] Spesen und Reisekosten ohne Excel-Drama.
Belege fotografieren, hochladen, fertig. Daten werden automatisch ausgelesen und zur Genehmigung weitergeleitet.Belege per Smartphone scannenAutomatische DatenerkennungGenehmigung mit einem KlickDirekte Anbindung an DATEV & Co. MEHR ERFAHREN →
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[H3] Über 10 Jahre HR-Expertise
Seit über einem Jahrzehnt entwickeln wir HR-Software für wachsende Unternehmen. Wir kennen die Bedürfnisse, Herausforderungen und bauen genau die Lösungen, die ihr braucht.?
[H3] Persönlicher Support
Bei uns landet ihr nicht in einer anonymen Warteschlange. Unser Team ist per E-Mail, Chat und Telefon erreichbar. Schnell, hilfreich und unkompliziert.?
[H3] Nahtlose Integrationen
absence.io verbindet sich mit den Tools, die ihr bereits nutzt, für einen reibungslosen Workflow ohne Doppelpflege. Microsoft 365 Google Workspace Slack Offene API und mehr?
[H3] DSGVO-konform & sicher
Eure Daten liegen auf ISO-zertifizierten Servern in Deutschland, sind SSL-verschlüsselt und werden täglich gesichert. DSGVO-konform ISO-zertifiziert SSL-Verschlüsselung Server in Deutschland0Unternehmen0Nutzer0Zufriedenheit0Ø Lösungszeit “ Genau das was wir gesucht haben. Support, Preis und Leistung sind sehr gut und ausgewogen. Weiter so.D Daniel Vanheiden via Trustpilot“ Große Bereicherung für unser Unternehmen und toller Kundenservice!N Nicole HR Officer bei Urban Software Institute GmbH · via OMR Reviews“ Wir nutzen absence für unsere Agentur schon seit Jahren erfolgreich und sind begeistert!F Florian CEO bei Hertz6 GmbH · via OMR Reviews Trustpilot
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Durch eine SSL-Verschlüsselung und höchste Sicherheitsstandards sind all deine Daten vor unberechtigtem Zugriff zuverlässig geschützt.
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[H1] Digitale Personalakte für Unternehmen
Verwaltet Mitarbeiterdaten und Dokumente zentral, sicher und DSGVO-konform. Mit absence.io seid ihr optimal auf die gesetzlichen Anforderungen ab 2027 vorbereitet.KOSTENLOS TESTENBERATEN LASSEN Trustpilot
[H1] Digitale Personalakte für Unternehmen
Verwaltet Mitarbeiterdaten und Dokumente zentral, sicher und DSGVO-konform. Mit absence.io seid ihr optimal auf die gesetzlichen Anforderungen ab 2027 vorbereitet.KOSTENLOS TESTENBERATEN LASSEN
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[H2] fast 3.000 Unternehmen arbeiten täglich mit absence.io
[H3] Personaldaten & Dokumente
Flexible Personalfragebögen und zentrale Dokumentenverwaltung.
[H3] Schnell aufgesetzt & integriert
In wenigen Minuten startklar, einfach zu bedienen, ohne komplizierte Prozesse.
[H3] Zentral & übersichtlich
Alle Mitarbeiterinformationen sauber organisiert, sicher in der Cloud und jederzeit verfügbar.
[H3] Sicher, DSGVO- & gesetzeskonform
Erfüllt die gesetzlichen Anforderungen ab 2027. DSGVO-konforme Datenspeicherung auf zertifizierten Servern in Deutschland.PERSONALDATEN & DOKUMENTE
[H2] Personaldaten und Dokumente einfach verwalten
Erstellt individuelle Personalfragebögen und passt sie flexibel an eure Anforderungen an. Mit nur einem Klick verschickt ihr die Formulare an eure Mitarbeitenden und erhaltet alle Informationen strukturiert und vollständig zurück.Alle Dokumente werden zentral in der digitalen Personalakte gespeichert und sind jederzeit schnell auffindbar. So organisiert ihr Mitarbeiterdaten und Unterlagen übersichtlich an einem Ort, ohne Papierchaos oder unübersichtliche Ordnerstrukturen.
[H2] Einfache & flexible Zeiterfassung
PERSONALDATEN & DOKUMENTE
[H2] Personaldaten und Dokumente einfach verwalten
Erstellt individuelle Personalfragebögen und passt sie flexibel an eure Anforderungen an. Mit nur einem Klick verschickt ihr die Formulare an eure Mitarbeitenden und erhaltet alle Informationen strukturiert und vollständig zurück.Alle Dokumente werden zentral in der digitalen Personalakte gespeichert und sind jederzeit schnell auffindbar. So organisiert ihr Mitarbeiterdaten und Unterlagen übersichtlich an einem Ort, ohne Papierchaos oder unübersichtliche Ordnerstrukturen.
[H2] Einfache & flexible Zeiterfassung
[H2] Einfache & flexible Zeiterfassung
SCHNELL AUFGESETZT & INTEGRIERT
[H2] Kein langes Onboarding, sofort startklar
absence.io ist in wenigen Minuten eingerichtet und direkt einsatzbereit. Die Oberfläche ist so aufgebaut, dass ihr euch sofort zurechtfindet und alle Funktionen intuitiv nutzen könnt.So organisiert ihr eure digitale Personalakte ohne komplizierte Prozesse oder lange Einarbeitung. Übersichtlich, strukturiert und effizient im Arbeitsalltag.ZENTRAL & ÜBERSICHTLICH
[H2] Alle Mitarbeiterinformationen an einem Ort
Alle Personaldaten und Dokumente werden zentral in der digitalen Personalakte organisiert und übersichtlich dargestellt. So habt ihr jederzeit den vollen Überblick über alle relevanten Informationen rund um euer Team.Dank sicherer Cloud-Speicherung sind alle Daten jederzeit verfügbar, egal ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. So greift ihr schnell auf alle Unterlagen zu, ohne lange zu suchen oder zwischen verschiedenen Systemen zu wechseln.
[H2] Einfache & flexible Zeiterfassung
[H2] Einfache & flexible Zeiterfassung
SICHER, DSGVO- UND GESETZESKONFORM
[H2] Bereit für die gesetzlichen Anforderungen ab 2027?
absence.io erfüllt die Anforderungen an eine gesetzeskonforme digitale Personalakte und unterstützt euch dabei, alle relevanten Mitarbeiterdaten sicher und strukturiert zu verwalten. Ab 2027 müssen bestimmte entgelt- und sozialversicherungsrelevante Dokumente verpflichtend digital vorliegen und jederzeit prüfbar sein.Alle Daten werden DSGVO-konform gespeichert und über SSL-verschlüsselte, ISO-zertifizierte Server in Deutschland verarbeitet. So stellt ihr sicher, dass sensible Mitarbeiterinformationen jederzeit geschützt, nachvollziehbar und rechtskonform abgelegt sind.“ Sehr intuitiv und einfach zu bedienen, vollgepackt mit nützlichen Features. Top!F Felix via Trustpilot“ Wunderbar für unkompliziertes HR Management.A Andreas Geschäftsführer bei RETUSH · via OMR Reviews“ Ich finde den Aufbau und die Funktionen sehr gut.R Ronja Voß via Trustpilot Trustpilot
[IMG: Beratung]
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[H3] Lass dich persönlich beraten
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[IMG: Software Screenshot]
14 Tage gratis, keine Kreditkarte
[H3] Entdecke unsere Software
Kostenlos starten Können Dokumente in die digitale Personalakte hochgeladen werden? Ja, mit der digitalen Personalakte von absence.io könnt ihr wichtige Dokumente einfach per Drag-and-Drop in die entsprechende Personalakte hochladen. Administrator:innen haben die Möglichkeit, Dokumente wie Verträge, Gehaltsinformationen oder andere relevante Dateien hochzuladen und bei Bedarf für Mitarbeitende freizugeben. Diese Funktion ermöglicht euch eine zentrale und sichere Verwaltung aller Mitarbeiterdokumente. Welche Dateiformate können hochgeladen werden? In die digitale Personalakte von absence.io können alle gängigen Dateiformate hochgeladen werden, darunter PDF, DOCX, XLSX, PNG und JPEG. Diese ermöglichen eine einfache und flexible Dokumentenverwaltung für Verträge, Gehaltsnachweise und andere relevante Unterlagen. Falls ihr spezielle Dateiformate hochladen möchtet, die nicht unterstützt werden, wendet euch bitte an unseren Support, um eine individuelle Lösung zu finden. Können die Mitarbeitenden ihre Daten selbst eintragen? Ja und nein. In der digitalen Personalakte von absence.io können Mitarbeitende ihre persönlichen Daten selbst eintragen. Dazu versenden Administrator:innen oder Personalverantwortliche einen digitalen Personalfragebogen an die Mitarbeitenden, die diesen innerhalb von absence.io ausfüllen und zurücksenden. Anschließend können die Verantwortlichen die Daten prüfen und übernehmen. Diese Funktionen fördern die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden und erleichtern die Pflege aktueller Daten. Können Gehaltsnachweise sichtbar gemacht werden? Ja, in der digitalen Personalakte von absence.io können Gehaltsnachweise für Mitarbeitende sichtbar gemacht werden. Administrator:innen haben die Möglichkeit, Dokumente wie Gehaltsnachweise in die jeweilige Personalakte hochzuladen und die Sichtbarkeit für die betreffenden Mitarbeitenden festzulegen. Dadurch können Mitarbeitende ihre Gehaltsnachweise direkt in ihrem Profil einsehen. Gibt es einen Zugang für Steuerberater? Ja, absence.io ermöglicht es, externen Partnern wie Steuerberater:innen Zugriff auf bestimmte Daten zu gewähren. Standardmäßig haben nur die Inhaber eines Accounts automatisch Zugriff auf die Reports, da es sich hierbei um sensible Daten handelt. Der Inhaber kann jedoch den Zugriff für weitere Personen freigeben. Abhängig von ihrer Rolle haben diese Personen dann nur auf die Reports bestimmter Personengruppen Zugriff. Alternativ können relevante Daten exportiert und sicher mit dem Steuerberater geteilt werden. Für spezifische Anweisungen zur Einrichtung eines Zugangs für Ihre Steuerberater:innen oder zum Datenexport empfiehlt es sich, das absence.io Helpcenter zu konsultieren oder den Kundensupport direkt zu kontaktieren. Warum sollten wir eine digitale Personalakte statt Papierdokumenten oder geteilten Laufwerken nutzen?Traditionelle Personalakten in Papierform oder auf geteilten Laufwerken sind fehleranfällig, unübersichtlich und schwer zu verwalten. Eine digitale Personalakte bietet zahlreiche Vorteile – und wird in Zukunft zunehmend zur Notwendigkeit:Sichere und zentrale Speicherung: Alle wichtigen Mitarbeiterdokumente sind an einem zentralen Ort gespeichert, geschützt vor Verlust oder unbefugtem Zugriff.Einhaltung von Datenschutzbestimmungen: Unsere Lösung erfüllt die Anforderungen der DSGVO und sorgt für eine rechtskonforme Verwaltung sensibler Personaldaten.Schneller Zugriff und bessere Organisation: HR-Teams und Führungskräfte können jederzeit und von überall auf die benötigten Dokumente zugreifen – ohne langes Suchen in Aktenordnern oder komplexen Dateistrukturen.Automatisierte Prozesse: Vertragsänderungen, Gehaltsabrechnungen oder wichtige Fristen lassen sich einfacher verwalten, ohne dass Dokumente manuell abgelegt oder aktualisiert werden müssen.Umweltfreundlich und effizient: Weniger Papierverbrauch und eine schnellere Bearbeitung von Anfragen machen die Personalverwaltung nachhaltiger und produktiver.Rechtssicherheit ab 2027: Ab dem 1. Januar 2027 müssen viele entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen gesetzlich digital geführt werden. Papierbasierte oder hybride Systeme erfüllen dann nicht mehr die Anforderungen für Prüfungen und Nachweispflichten.Mit einer digitalen Personalakte wie absence.io spart ihr Zeit, minimiert Fehler und schafft eine sichere, transparente und zukunftssichere HR-Verwaltung. Was müssen wir gesetzlich bei der Personalakte beachten?Bei der Führung von Personalakten müsst ihr in Deutschland verschiedene gesetzliche Vorgaben beachten – vor allem in den Bereichen Datenschutz, Aufbewahrung und Nachweispflichten:Datenschutz (DSGVO): Personaldaten dürfen nur zweckgebunden verarbeitet werden und müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt sein. Mitarbeitende haben zudem ein Recht auf Auskunft über ihre gespeicherten Daten.Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit: Alle relevanten Dokumente – z. B. Arbeitsverträge, Gehaltsunterlagen oder Krankmeldungen – müssen vollständig und korrekt abgelegt werden.Aufbewahrungsfristen: Je nach Dokument gelten unterschiedliche gesetzliche Fristen (z. B. 6 oder 10 Jahre). Nach Ablauf müssen Daten gelöscht werden, sofern keine gesetzlichen Gründe dagegen sprechen.Zugriffsrechte: Nur berechtigte Personen dürfen Zugriff auf Personalakten haben. Rollen- und Rechtekonzepte sind daher essenziell.Revisionssicherheit: Dokumente müssen unveränderbar, versioniert und jederzeit nachvollziehbar gespeichert werden – insbesondere bei digitalen Lösungen.Digitale Pflichten ab 2027: Für viele entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen wird eine digitale, prüffähige Archivierung verpflichtend. Reine Papierakten oder hybride Systeme reichen dann nicht mehr aus.Eine digitale Personalakte hilft euch dabei, diese Anforderungen zuverlässig einzuhalten und eure HR-Prozesse rechtssicher und effizient zu gestalten. Sind unsere Personaldaten bei absence.io sicher?Ja – bei absence.io sind eure Personaldaten sicher. Der Schutz sensibler HR-Daten hat für uns höchste Priorität und basiert auf modernen Sicherheits- und Datenschutzstandards:DSGVO-konform: Alle Daten werden gemäß den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung verarbeitet und gespeichert.Hosting in Deutschland: Eure Daten werden ausschließlich auf sicheren Servern innerhalb Deutschlands gespeichert.Verschlüsselung: Daten werden sowohl bei der Übertragung als auch im Ruhezustand verschlüsselt.Zugriffskontrollen: Durch individuelle Rollen- und Rechtevergaben stellt ihr sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Informationen haben.Regelmäßige Sicherheitsupdates: Unsere Systeme werden kontinuierlich überwacht und aktualisiert, um höchste Sicherheitsstandards zu gewährleisten.So könnt ihr sicher sein, dass eure Personaldaten jederzeit geschützt und gesetzeskonform verwaltet werden.
[H3] Alle Mitarbeiterdaten sind bei uns sicher aufbewahrt
[H3] SSL-Verschlüsselung
Durch eine SSL-Verschlüsselung und höchste Sicherheitsstandards sind all deine Daten vor unberechtigtem Zugriff zuverlässig geschützt.
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All unsere Sever und Datenbanken sind ISO-zertifiziert und befinden sich ausschließlich in Deutschland.
[H3] Tägliche Datensicherung
Alle Daten auf absence.io werden täglich gesichert und für maximale Sicherheit auf mehreren Servern gespeichert.